Inilah Tips Menulis Surat Teguran Untuk Karyawan

Di sebuah perusahaan tentu saja ada beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh semua karyawan. Apabila ada yang melanggar tentu saja akan ada hukuman yang diberikan pada karyawan tersebut. Namun untuk menunjukkan hukuman tersebut ada peraturan dan mekanisme yang sebelumnya harus dilakukan. Salah satunya ialah dilayangkannya sebuah surat teguran untuk karyawan.

Surat teguran karyawan ialah sebuah surat peringatan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya alasannya ialah melaksanakan sebuah tindakan yang dinilai menyalahi hukum yang telah ditentukan pada perusahaan tersebut. Surat teguran atau yang disebut juga dengan surat peringatan ini umumnya diberikan secara bertahap, yaitu SP-1, SP-2, dan SP-3. Namun pada perusahaan dengan peraturan yang ketat, surat teguran diberikan hanya satu kali saja. Jika surat tersebut sudah diberikan namun masih melanggar, maka keputusan terberatnya ialah adanya pemutusan kekerabatan kerja.

Surat ini bertujuan untuk menunjukkan peringatan kepada karyawan yang berbuat kesalahan biar tidak mengulangi kesalahan tersebut dan bekerja dengan lebih baik lagi. Hal ini juga bertujuan untuk meningkatkan mutu dan kualitas kinerja karyawan di perusahaan tersebut.

Untuk menulis surat teguran karyawan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya ialah sebagai berikut :

1. Kepada siapa surat teguran tersebut akan diberikan
2. Pelanggaran apa yang telah dilakukan
3. Sanksi apa yang diberikan oleh perusahaan serta masa berlakunya

Dalam penulisan surat teguran karyawan selain harus memperhatikan 3 hal tadi, cara penulisannya pun harus diperhatikan. Hendaknya pilihlah kata-kata yang lebih sopan dan tidak menyinggung perasaan orang tersebut. Karena meskipun ia menciptakan kesalahan, namun penyampaian peringatan tersebut harus dilakukan dengan cara yang benar.

Selain itu, alasannya ialah surat ini juga termasuk sebagai salah satu surat resmi, maka dalam penulisannya, surat ini memerlukan kop surat, nomor surat, dan pembuat surat. Surat ini juga biasanya dibentuk oleh bab kepegawaian/personalia/HRD di perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami lampirkan referensi surat teguran untuk karyawan.

PT. MAJU BERSAMA

Jl. Dr Husodo, No. 335

Jakarta Selatan , telp. (021) 123-4567
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SURAT PERINGATAN

No. 06/HRD/III/2017

Surat peringatan ini diberikan kepada

Nama : Deri Prima
Jabatan : Staf Administrasi

Surat peringatan ini diterbitkan menurut hasil rekap ketidakhadiran perusahaan yang mengambarkan terjadinya tindakan indisipliner yang telah dilakukan oleh Sdr. Bangun Arsito, yaitu terlambat masuk kerja selama lebih dari 8x pada bulan Maret 2017.

Sebagai seorang karyawan, seharusnya yang bersangkutan bisa menjaga tata tertib kerja dan bersedia untuk datang di daerah kerja sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam peraturan tata tertib perusahaan yaitu jam 08.00 WIB.

Surat peringatan ini bertujuan untuk menunjukkan pengarahan sekaligus sebagai peringatan kepada yang bersangkutan biar kembali menjalankan tata tertib perusahaan yang berlaku dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Dan apabila mengulangi kesalahan yang sama maka akan diberlakukan tindakan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan yang berlaku.

Sehubungan dengan pelanggaran yang terjadi maka perusahaan menunjukkan hukuman kepada yang bersangkutan berupa pemotongan pinjaman kehadiran selama 3x. Sanksi ini mulai diberlakukan semenjak dibuatnya surat peringatan ini hingga bulan Agustus 2017.

Demikian surat peringatan ini diberikan biar sanggup dijadikan sebagai materi perhatian dan koreksi diri.

Jakarta, 07 April 2017
Penerima SP Pembuat SP